Dialogos Auto Attendant

Σύστημα δρομολόγησης και διαχείρισης τηλεφωνικών κλήσεων

Το τηλεφωνικό κέντρο είναι ίσως το βασικότερο σημείο επαφής μίας εταιρείας με τους πελάτες της.

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις η ύπαρξη τηλεφωνικού κέντρου συνοδεύεται και από μεγάλα κόστη λειτουργίας. Εξειδικευμένο προσωπικό πρέπει να απασχολείται σε μία ή περισσότερες βάρδιες προκειμένου να υποδέχεται και να δρομολογεί κατάλληλα τις εισερχόμενες κλήσεις.

Η εφαρμογή Dialogos Auto Attendant αυτοματοποιεί τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου μίας εταιρείας, αναλαμβάνοντας την υποδοχή όλων των εισερχομένων κλήσεων, και την αναδρομολόγησή τους προς το επιθυμητό άτομο ή τμήμα. Προσφέρει το σύνολο των λειτουργιών ενός τηλεφωνικού κέντρου που στελεχώνεται από προσωπικό, χωρίς την εμπλοκή χειριστών και βασιζόμενη στη χρήση τεχνολογιών φωνής.

Κύρια χαρακτηριστικά

  • Αυτόματη προώθηση κλήσεων σε εργαζόμενους / τμήματα ή απόρριψη κλήσεων
  • Εξυπηρέτηση μεγάλου όγκου εισερχόμενων κλήσεων και κατάργηση χρόνου αναμονής
  • Φωνητικά μηνύματα μέσω τηλεφώνου ή μέσω email
  • Ρύθμιση των χαρακτηριστικών προώθησης από κάθε συνδρομητή του κέντρου μέσω client εργαλείου

Πλεονεκτήματα

Οι δυνατότητες παραμετροποίησης και ελέγχου του συστήματος επιτρέπουν στους χρήστες του να αποφεύγουν εισερχόμενες κλήσεις σε περιόδους μεγάλου φόρτου εργασίας, να προωθούν κατά την απουσία τους τις κλήσεις σε κάποιο συνάδελφο ή σε κάποιον εναλλακτικό προσωπικό αριθμό τους, όπως κινητό, ή να ακούνε τα ηχογραφημένα μηνύματα των ίδιων των καλούντων, όταν επιστρέψουν στην εργασία τους.

Για την ίδια την εταιρεία, βεβαίως, το όφελος είναι πολύ μεγαλύτερο, σε οικονομική απόδοση και σε επίπεδο εξυπηρέτησης και ικανοποίησης πελατών/καλούντων. Η αυτόματη δρομολόγηση των κλήσεων επιτρέπει τη μείωση του προσωπικού των τηλεφωνικών κέντρων μεγάλων εταιρειών, αλλά και τη διάθεση του χρόνου των χειριστών / υπαλλήλων υποδοχής σε εργασίες σαφώς πιο αποδοτικές. Επιπλέον, εξυπηρετείται αυτομάτως μεγάλος όγκος εισερχόμενων κλήσεων και καταργούνται οι χρόνοι αναμονής των καλούντων, ακόμη και στις ώρες αιχμής.

Λειτουργικότητα

Ο Dialogos Auto Attendant υποδέχεται όλες τις κλήσεις και ζητά από τον πελάτη να πει το όνομα του υπαλλήλου ή του τμήματος αναγνωρίζοντας φωνητικά την επιλογή του καλούντα, ενώ έχει τη δυνατότητα αυτόματης αποσαφήνισης σε περίπτωση συνωνυμιών. Κάθε χρήστης ή τμήμα μπορεί να καταχωρήσει μία σειρά τηλεφωνικών αριθμών, τόσο εσωτερικών στο τηλεφωνικό κέντρο της επιχείρησης, όσο και εξωτερικών (σταθερών ή κινητών τηλεφώνων), σε έναν από τους οποίους θα προωθείται η εισερχόμενη κλήση. Η επιλογή του αριθμού, μπορεί να γίνει με βάση κριτήρια διαθεσιμότητας ή με βάση χρονικά κριτήρια. Για παράδειγμα, οι κλήσεις προωθούνται αυτόματα σε έναν εσωτερικό αριθμό, και μόνο στην περίπτωση που δεν υπάρχει απάντηση αναδρομολογούνται προς έναν εναλλακτικό αριθμό (π.χ. κινητό τηλέφωνο χρήστη). Εναλλακτικά, μπορεί να οριστεί χρονικό πρόγραμμα δρομολόγησης εισερχομένων κλήσεων, οπότε και θα προωθούνται στον κατάλληλο αριθμό, ανάλογα με την ώρα που θα λαμβάνονται από την εφαρμογή.

Επιπλέον, στην περίπτωση που δεν υπάρχει απάντηση, λόγω του ότι η τηλεφωνική συσκευή του χρήστη είναι κατειλημμένη ή ο χρήστης δεν είναι διαθέσιμος, η εφαρμογή μπορεί να αναλάβει την καταγραφή φωνητικού μηνύματος από τη μεριά του καλούντα. Ο χρήστης κατόπιν θα ενημερωθεί για την ύπαρξη μηνύματος, το οποίο μπορεί να λάβει μέσω της client εφαρμογής του Dialogos Auto Attendant.